Top 5 instellingen voor Outlook

Als je een beetje views wil op het wereldwijde web moet je tegenwoordig Top 5 lijstjes maken. Wij als Schoolupdate kunnen natuurlijk niet achterblijven, dus bij deze de Top 5 instellingen voor Outlook!

Standaar staat in jouw nieuwe postvak de optie Postvak IN met prioriteit aan. Outlook zal berichten automatisch filteren op basis van jouw leesgedrag. Veel mensen vinden dit echter niet prettig en willen alles in éénzelfde map.

  • Om deze optie uit te zetten klik je rechtsboven op het tandwieltje

  • Vink nu de optie Postvak IN met prioriteit uit

Dat was het, soms kan het zo gemakkelijk zijn. Al jouw E-mail komt nu in één enkel postvak IN.

De weergave op gesprekken betekend dat Outlook E-mails in eenzelfde conversatie bij elkaar zal zetten.

Dus jij mail een collega, deze drukt Beantwoorden en beantwoordt jouw mail. Jij antwoord hier weer op en zo ontstaat een conversatie.

Het verwarrende is dat het oorspronkelijke antwoord nu bij de laatste E-mail is gezet. Als ik ga zoeken zie ik het oorspronkelijke antwoord van mijn collega niet meer staan tussen mijn eerdere E-mail.

Om die reden zetten veel mensen deze optie Uit.

  • Klik weer rechtsboven op het tandwieltje
  • Zet nu de optie Gespreksweergave op Uit

De mail is nu chronologisch geordend zoals je waarschijnlijk gewend bent. Je ziet alle antwoorden nu dus weer als losse E-mail en niet meer samengevat als conversatie. 

Een E-mail handtekening instellen is heel praktisch. Je hoeft nu niet onder iedere E-mail jouw groet en contactgegevens te typen. Deze staan er automatisch al onder, dat scheelt weer een hoop tijd. 

Bovendien is het voor de uitstraling naar buiten netjes wanneer je als school allemaal een eenduidige handtekening instelt. 

  • Druk op het tandwieltje rechtsboven
  • Klik nu helemaal onderin op Alle Outlook-instellingen weergeven

  • Zoek nu binnen de instellingen de categorie Opstellen en beantwoorden op

  • Vul onder E-mailhandtekening een handtekening in en voeg via de optie linksboven eventueel een afbeelding toe

  • Vink aan of je deze handtekening wilt toevoegen aan al jouw Nieuwe berichten of ook berichten die je Doorstuurt of Beantwoordt
  • Wanneer je klaar bent klik je helemaal bovenin het venster op Opslaan

Presto! Jouw handtekening is toegevoegd. Probeer het maar eens uit door een nieuwe E-mail op te stellen.

Nou hebben we eerder benoemd dat je via Office 365 jouw bestanden en E-mail zelfs kunt openen vanuit jouw vakantiehuis op Ibiza. Dat wil niet zeggen dat je dat ook wilt.

Om die reden is er de optie Automatisch antwoord.

Wanneer je voor een bepaalde periode ene automatisch antwoord instelt krijgt iedereen die jouw in die periode een mail stuurt dit antwoord. In de automatische mail zet je bijvoorbeeld met wie men gedurende deze periode contact kan opnemen en wanneer je weer beschikbaar bent. Je ontvangt zelf E-mails gewoon op de normale wijze.

  • Ga weer naar de instellingen via het tandwieltje

Je kunt weer naar alle instellingen gaan en dan zoeken, maar we doen het nu eens anders.

  • Typ ‘automatisch‘ in het zoekvlak bovenin

  • Klik dan op Automatisch antwoorden

Op deze manier kan je dus heel snel instellingen vinden wanneer je weet wat je zoekt.

  • Vink de optie Automatische antwoorden zijn ingeschakeld in
  • Vink de optie Antwoorden alleen tijdens deze periode verzenden in en stel de begin- en einddatum in
  • Typ dan een bericht voor mensen binnen en/of buiten jouw organisatie

  • Normaal zou je nu klikken op Opslaan, maar nu is dat niet de bedoeling dus klik je Negeren

Wanneer je voor de klas staat kan het heel irritant zijn wanneer je met jouw digitale methode bezig bent en je ineens Pop-ups en geluidjes krijgt omdat er een nieuwe E-mail binnenkomt. 

Op die reden kan het praktisch zijn deze meldingen uit te schakelen.

  • Open de instellingen via het tandwieltje rechtsboven
  • Typ ‘Meldingen‘ in het zoekvlak en selecteer In-app meldingen

  • Stel in welke meldingen je wilt ontvangen wanneer je Office 365 hebt geopend of op het bureaublad
  • Klik daarna bovenin op Opslaan

Of zet natuurlijk alle meldingen uit.

Tot zover de eerste instelligen voor jouw E-mail. Wil je meer weten over het werken met Outlook? Volg dat onze trainingen of de betreffende cursus hier op de Schoolupdate Academie.

We gaan nu de eerste stappen maken met bestanden binnen jouw OneDrive.